FEHLZEITENMANAGEMENT: SO REDUZIEREN SIE FEHLZEITEN

Fehlzeitenmanagement umfasst alle Maßnahmen zur Fehlzeitenreduzierung.

Häufige Fehlzeiten stehen oft im Zusammenhang mit fehlender Motivation oder erhöhter psychischer Belastung, die auch betriebsinterne Ursachen haben können. Ein effektives Fehlzeitenmanagement besteht daher aus einer Vielzahl präventiver Maßnahmen rund um die betriebliche Gesundheitsförderung, die wir an anderer Stelle vorgestellt haben.

Darüber hinaus greift das Fehlzeitenmanagement kontrollierend bei der Erhebung und Analyse von Daten zum Krankenstand ein. Aber auch Fehlzeiten- und Rückkehrgespräche oder die Durchführung einer Wiedereingliederungsmaßnahme zählen zum Fehlzeitenmanagement.

Wir stellen Ihnen die wichtigsten Kennzahlen vor, mit denen das Fehlzeitenmanagement Daten zum Krankenstand strukturiert erfasst. Im Anschluss nennen wir Ihnen Möglichkeiten, disziplinarisch einzuwirken, um direkt auf oft fehlende Mitarbeiter einzuwirken.

Welche Kennzahlen werden im Fehlzeitenmanagement verwendet?

Um die Fehlzeiten in größeren Unternehmen zu analysieren, werden die Fehlzeiten in ihrer Gesamtheit und für die einzelnen Filialen, Abteilungen oder Teams analysiert und verglichen.

Die Krankenstandzahlen werden regelmäßig erfasst und in Vergleichszeiträume eingeteilt. Die Daten können dann zeitlich aber auch regional verglichen werden, um Entwicklungen und Trends zu erkennen. Zum Vergleich des Krankenstands im Unternehmen werden die branchenüblichen Werte, wie durch die Krankenkassen mitgeteilt, hinzugezogen.

In einem zweiten Schritt werden die Fehlzeiten betriebsspezifisch genauer aufgeschlüsselt.

  • Vergleichen Sie beispielsweise die Zahl der Fehlzeiten bei Beschäftigten jüngeren Alters mit denen älterer Mitarbeiter.
  • Fragen Sie, ob sich die Dauer der Zugehörigkeit zum Unternehmen auf die Fehlzeiten auswirkt.
  • Gibt es Auffälligkeiten in einzelnen Teams oder Schichten?
  • Fehlen die Mitarbeiter eher länger oder sind sie häufiger nur wenige Tage nicht da?

Die Fehlzeitenstatistik umfasst dabei separate Kategorien für

  • Krankmeldungen bei vorliegender Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
  • Dienstabbruch
  • unvorhergesehene Abwesenheiten ohne Vorlage eines ärztlichen Attests
  • Sonderurlaub
  • Weiterbildung

Handelt es sich um Fehlzeiten infolge eines Arbeitsunfalls, wird auch das gesondert vermerkt, um zusammen mit dem betrieblichen Gesundheitsmanagement geeignete Strategien zu entwickeln, die den Unfallschutz erhöhen und Arbeitsunfälle vermeiden.

Die Länge und Häufigkeit der Erkrankungen wird ebenfalls dokumentiert.

In Unternehmen werden Fehlzeiten meist ab dem ersten Krankheitstag dokumentiert, während die Krankenkassen die Arbeitsunfähigkeitsdaten durch die erfolgte Bescheinigung des Arztes erfassen. So kann es zu Abweichungen in den Fehlzeitenstatistiken kommt. Die Versicherer berechnen den prozentualen Krankenstand als Arbeitsunfähigkeitstage je 100 Versicherungsjahre und dividieren das Ergebnis durch 365.

Das Unternehmen kann alle Fehlzeiten erfassen und den Krankenstand auf Grundlage auf Basis aller Arbeitstage oder auch nach Fehlstunden im Soll-Ist-Vergleich erfassen. Eine Triangulation der Methoden in zeitlichen Abständen führt zu den exaktesten Analysen.

Sind mehr als 20 Beschäftigte bei einer Krankenkasse versichert, erlauben die Datenschutzbestimmungen, eine Auswertung der Fehlzeiten nach ICD-10-Diagnosen durchzuführen.

Welche Maßnahmen umfasst das Fehlzeitenmanagement?

Mitarbeiter, die regelmäßig zur Arbeit erscheinen und fast nie fehlen, dürfen Sie natürlich belohnen. Beispielsweise können Sie ihnen ein Anerkennungsschreiben zukommen lassen, dessen Kopie Sie der Personalakte des Mitarbeiters beifügen.

Mitarbeitern, die häufig oder lange fehlen, können Sie in einem Rückkehr- oder Fehlzeitengespräch signalisieren, dass Sie an Ihrem Wohlbefinden interessiert sind und herausfinden möchten, ob ihr Fehlen Ursachen hat, die betriebsbedingt sind. Im Rahmen des Gesprächs treffen Sie eine gemeinsame Vereinbarung und halten diese schriftlich fest.

Lassen Sie sich die Einwilligung des Mitarbeiters geben, dass Sie ihn in wichtigen geschäftlichen Angelegenheiten zu Hause kontaktieren dürfen.

Hält sich der Mitarbeiter nicht an die Vereinbarungen und zeigt auch bei von Ihnen gezeigtem Entgegenkommen kein Interesse, die Fehlzeiten zu reduzieren, können Sie nach einem erfolglosen Fehlzeitengespräch aus einem ganzen Repertoire disziplinarischer Maßnahmen schöpfen.

Dazu zählen:

  • ein telefonischer Genesungsgruß
  • ein Fehlzeitenschreiben
  • das Einfordern der Vorlage einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ab dem ersten Krankheitstag
  • das Einschalten des medizinischen Dienstes
  • eine Untersuchung durch den Betriebsarzt

Krankheit ist in der Regel kein Kündigungsgrund. Eine Krankmeldung bei Gesundheit stellt aber einen Betrugsversuch dar, der auch eine fristlose Kündigung rechtfertigen kann.

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