Freigrenze für Sachbezüge: Welche Änderungen 2022 auf Arbeitgeber zukommen

Im Dezember 2020 wurde das Jahressteuergesetz 2020 verabschiedet, welchem der Bundesrat am 18. Dezember 2020 zugestimmt hat. Basierend auf diesem Gesetz gelten ab dem 01.01.2022 verschiedene steuerliche Änderungen sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer. Unter anderem wurde festgelegt, dass die Freigrenze für Sachbezüge angehoben wird. Betrug diese Freigrenze bisher 44 Euro pro Monat, so wird dieser Betrag ab 2022 auf 50 Euro angehoben. Was einfach klingt, ist in der Umsetzung aber komplex. So gelten ab 2022 verschärfte Voraussetzungen, die vom Arbeitgeber zu beachten sind, um seinen Arbeitnehmern wirklich bis zu 50 € steuerfrei zur Verfügung stellen zu können.

Definition Sachbezüge

Im Arbeits- und Steuerrecht ist der Begriff „Sachbezug“ definiert als Einnahme aus einem Arbeitsverhältnis, die dem Arbeitnehmer nicht direkt in Form von Geld zur Verfügung gestellt wird. Der Arbeitnehmer erhält einen sogenannten geldwerten Vorteil. Sachbezüge kann der Arbeitnehmer als Natural- oder Sachleistung sowie als Zusatzleistung erhalten. Bekannte Beispiele sind Essens- oder Tankgutscheine. Aber auch die Eintrittskarten, Arbeitskleidung oder eine betriebliche Krankenversicherung zählen dazu.

Der große Vorteil von Sachbezügen ist, dass diese für den Arbeitgeber bis zu einer bestimmten Freigrenze steuer- und sozialversicherungsfrei sind. Auch für den Arbeitnehmer sind Sachbezüge in einer bestimmten Höhe steuerfrei. Dadurch können Zusatzleistungen eine attraktive Alternative zu Gehaltserhöhungen sein, sodass sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer davon profitiert. Damit eine Leistung als Sachbezug gewertet werden kann, muss gewährleistet werden, dass die Leistung nicht auf den eigentlichen Arbeitslohn des Arbeitnehmers angerechnet wird. Auch ist es unzulässig, dass sich der Arbeitslohn aufgrund des Sachbezugs verringert oder der Arbeitslohn erhöht wird, wenn der Sachbezug dem Arbeitnehmer nicht mehr zur Verfügung gestellt wird. Wurde zum Beispiel bereits eine Lohnerhöhung vereinbart, so kann ein Sachbezug nicht als Ersatz für diese Lohnerhöhung genutzt werden.

Unterschied Sachbezüge zu steuerpflichtigem Arbeitslohn

War es bis vor einigen Jahren noch möglich gegen Vorlage einer Quittung beim Arbeitgeber nachträgliche Erstattungen der Kosten zu erhalten, die als steuerfreier Sachbezug behandelt wurden, so ist dies seit 2020 nicht mehr der Fall. Eine solche Kostenerstattung wird als normaler Arbeitslohn bewertet und muss somit voll versteuert werden. Eine ähnliche Sachlage liegt vor, wenn der Arbeitgeber monatlich einen festgelegten Betrag an den Arbeitnehmer zahlt, der zum Beispiel zum Tanken verwendet werden soll. Auch dieser Betrag ist als Arbeitslohn zu versteuern. Erhält der Arbeitnehmer hingegen eine Tankkarte oder einen Tankgutschein als Sachbezug, so sind diese von der Steuer befreit.

Gutscheine und Geldkarten als Sachbezüge ab 2022

Nicht jede Art von Gutschein oder Geldkarte kann als steuerfreier Sachbezug geltend gemacht werden. Ab 2022 gelten Gutscheine oder Geldkarten dann als zu versteuernder Barlohn, wenn sie überall und uneingeschränkt (zum Beispiel auf einem elektronischen Marktplatz) eingesetzt werden können. Wichtig ist es für Arbeitnehmer und Arbeitgeber daher, dass die ausgegebenen Gutscheine oder Geldkarten ausschließlich dazu dienen, um Waren und Dienstleistungen zu beziehen sowie den Kriterien des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) entsprechen. Dieses Gesetz definiert drei unterschiedliche Gruppen:

1. Gutscheine und Geldkarten für limitierte Netze – wie zum Beispiel Gutscheine und Geldkarten von Geschäften und Einzelhandelsketten

2. Gutscheine und Geldkarten für limitierte Produktpaletten – wie zum Beispiel Gutscheine und Geldkarten für Kinos, Fitnessanbieter, Buchhandlungen oder Tankstellen

3. Gutscheine und Geldkarten für Instrumente zu steuerlichen und sozialen Zwecken – wie zum Beispiel Gutscheine für Restaurants (Restaurantschecks) oder Zuschüsse zu Mahlzeiten

Definition Gutscheine und Geldkarten für limitierte Netze

Gutscheine und Geldkarten vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer gelten dann als Sachbezug, wenn der Arbeitnehmer damit nur Waren oder Dienstleistungen beziehen kann. Der Arbeitgeber muss beachten, dass der Gutschein oder die Geldkarte von einem Aussteller mit Sitz im Inland erworben wurde. Hat der Aussteller seinen Sitz nicht im Inland, so müssen zumindest die Stellen, bei denen die Gutscheine oder Geldkarten eingelöst werden können, im Inland ansässig sein. Weiterhin muss sichergestellt sein, dass die Anzahl dieser Gutscheine und Geldkarten akzeptierenden Stellen limitiert ist. Als Beispiele sind hier Kundenkarten oder Gutscheine von Einkaufszentren oder sogenannte City-Cards zu nennen.

Definition Gutscheine und Geldkarten für limitierte Produktpalette

Berechtigt der Gutschein oder die Geldkarte, die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer zukommen lässt, Waren oder Dienstleistungen ausschließlich aus einer stark limitierten Produktpalette zu beziehen, so liegt ein Sachbezug vor. Bei dieser Art von Sachbezügen ist es unwichtig, an wie vielen Stellen die Gutscheine oder Geldkarten eingelöst werden können. Auch müssen die Waren oder Dienstleistungen nicht im Inland bezogen werden. Diesem Bereich werden zum Beispiel Bücher, Zeitungen, Zeitschriften, Hörbücher oder Downloads zugeordnet. Auch Streamingdienste können hier genannt werden. Das wohl bekannteste Beispiel sind Sachbezüge für Fahrzeuge, zu denen Kraftstoffe oder auch Ladestrom gehört („Alles, was das Auto bewegt“). Weniger bekannt ist oft, dass auch Fitnessleistungen, wie eine Firmenfitness Mitgliedschaft, mit in diese Kategorie fallen. Von derartigen Sachbezügen profitieren nicht nur die Arbeitnehmer, indem sie kostengünstig Fitnessangebote wahrnehmen können. Parallel profitiert auch der Arbeitgeber von einem positiven Firmenimage und arbeitet dadurch aktiv an seinem Employer Branding.

Definition Gutscheine und Geldkarten für Instrumente zu steuerlichen und sozialen Zwecken

Hinter der etwas sperrigen Bezeichnung „Instrumente zu steuerlichen und sozialen Zwecken“ verbergen sich Waren oder Dienstleistungen, die dem Arbeitnehmer zugutekommen. So fallen in diese Kategorie Gutscheine und Geldkarten für betriebliche Gesundheitsmaßnahmen oder Reha-Maßnahmen. Aber auch Essensgutscheine und Restaurantschecks werden in diese Kategorie eingeordnet. Wichtig ist auch hier, dass die Waren oder Dienstleistungen im Inland in Anspruch genommen werden. Der Betrag des Gutscheins beziehungsweise der Geldkarte ist hierbei nicht relevant. Auch die Anzahl der Stellen, die diese Gutscheine und Geldkarten akzeptiert, spielt hier keine Rolle.

Zeitpunkt des Sachbezuges beachten

Der Zeitpunkt, zu dem der Arbeitnehmer den Sachbezug erhält, ist klar definiert. Da sich die Freigrenze für Sachbezüge ab 2022 auf einen Betrag von 50 € pro Monat beläuft, sollten Arbeitnehmer und Arbeitgeber hier genau prüfen, wann der Zufluss des Sachbezugs erfolgt ist.

Gutscheine und Geldkarten, die der Arbeitnehmer bei Dritten einlösen muss, gelten zu dem Zeitpunkt als erhaltener Sachbezug, an dem der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer den Gutschein oder die Geldkarte übergeben hat.

Geldkarten, die aufgeladen werden müssen, gelten zu dem Zeitpunkt als erhaltener Sachbezug, an dem das Guthaben aufgeladen wurde.

Gutscheine und Geldkarten, die der Arbeitnehmer beim Arbeitgeber selbst einlösen muss, gelten erst dann als erhaltener Sachbezug, wenn der Gutschein oder die Geldkarte eingelöst wurde.

Bereitstellungskosten für Gutscheinen und Geldkarten

Das Ausstellen von Gutscheinen und das Aufladen von Geldkarten ist mit Kosten verbunden, die vom Arbeitgeber getragen werden. Wichtig ist zu wissen, dass die dadurch entstehenden Kosten kein geldwerter Vorteil für den Arbeitnehmer sind und daher nicht auf dessen Arbeitslohn angerechnet werden.





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