KRANKENSTAND SENKEN: 9 MAßNAHMEN, DIE SIE ERGREIFEN KÖNNEN

Fehlzeiten von Mitarbeitern schlagen nicht nur durch direkte Kosten zu Buche, wenn ein Unternehmen Gehalt zahlt und keine Leistung abrufen kann. Auch der indirekte Personal- und Zeitaufwand, der zur Reorganisation aller Prozesse benötigt wird, ist enorm:

  • Überstunden müssen eingekauft werden
  • Ersatzkräften gelingt es nicht, ungewohnte Aufgaben mit der gleichen Effizienz zu erledigen
  • Fehler häufen sich
  • Mitarbeiter, die einspringen müssen, reagieren unzufrieden oder mit eigener Erkrankung auf die Mehrbelastung

Eine Befragung von Kronos und der Society for Human Resource Management von 700 Mitgliedern in Europa, Australien, China, Mexiko und den USA zu den Auswirkungen von Arbeitsausfällen und der Abwesenheiten von Mitarbeitern für das Jahr 2013 verglich die direkten und indirekten Kosten sowie den Prozess bei der Dokumentation von Fehlzeiten international. Auffällig ist:

Die direkten Kosten, die Arbeitgebern in Europa durch Fehlzeiten von Mitarbeitern entstehen, sind mit 12,3 % im Vergleich zu denen in den USA mit 8,1 % oder China von 6,3 % – gerade durch die üblichen Lohnfortzahlungen im Krankheitsfall – vergleichsweise hoch.

Nimmt man direkte und indirekte Kosten zusammen, liegen die Kosten in Europa mit 7,8 % aber deutlich unter denen der USA mit 20,9 -22,1 % oder China mit 12,2 – 13,2 %.

In Europa hat sich laut des internationalen Vergleichs bereits ein hoher Standard der elektronischen Erfassung von Fehlzeiten etabliert, der mit einer systematischen Fehlzeitenanalyse ein kontinuierliches Monitoring von Abwesenheiten möglich macht. Offensichtlich gelingt es, durch vorausschauendes und systematisches Fehlzeitenmanagement die Gesamtkosten, die durch Fehlzeiten von Mitarbeitern entstehen, deutlich abzufedern.

Mit diesen 9 Maßnahmen können Sie den Krankenstand Ihrer Mitarbeitern nachhaltig senken und langfristig Kosten sparen:

1. Fehlzeitenanalyse durchführen

Fragen Sie sich anhand der Daten Ihres Abwesenheitsverwaltungssystems:

  • Welche Art von Krankmeldungen erhalten Sie in Ihrem Unternehmen?
  • Wie lange dauert es durchschnittlich, bis Ihre Mitarbeiter wieder gesund sind?
  • Wann melden sich Ihre Mitarbeiter krank?
  • Wie lange melden sich Ihre Arbeitnehmer krank?

Stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter Krankmeldungen pünktlich einreichen. Hinterfragen Sie, ob sich die zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeitern vereinbarte Absprache zum Zeitpunkt der notwendigen Vorlage eines ärztlichen Attestes bewährt hat oder umgestaltet werden sollte.

2. Gezielte Präventivmaßnahmen ergreifen

Nachdem die Fehlzeiten analytisch ausgewertet wurden, ergreifen Sie gezielte Präventivmaßnahmen.

Sind beispielsweise grippale Infekte ein häufiges Problem, nehmen Sie die Klimaanlage in den Blick und weisen Ihre Mitarbeiter darauf hin, dass Sie regelmäßig das von Ihnen gemeinsam genutzte Equipment (Drucker, Faxgeräte, Telefone) desinfizieren, um die Ansteckungsgefahr durch Keime zu reduzieren. Stellen Sie dazu Reinigungsmittel zur Verfügung.

Holen Sie sich durch externe Berater oder die Krankenkassen die nötige Unterstützung und Informationen, um schrittweise gesundheitsfördernde Maßnahmen in Ihrem Unternehmen zu etablieren.
Zur deren Entwicklung sollte Ihnen ein geschultes Unterstützersystem zur Seite stehen, das auch direkt durch ihre Mitarbeiter angesprochen werden kann. Dazu können ein Gesundheitsbeauftragter, der Betriebsarzt oder das betriebliche Gesundheitsmanagement zählen.

3. Firmenfitness

Erkrankungen des Muskel-Skelett-Systems wirken Sie durch Firmenfitness, Rückengymnastik, Massage und adäquater Büroeinrichtung entgegen.

  • Regen Sie Ihre Mitarbeiter zu Bewegung an
  • Veranstalten Sie eine Schrittzähler-Challenge
  • Beteiligen Sie sich mit Ihrem Unternehmen an einem Firmenlauf

Leiden Ihre Mitarbeiter unter besonderem Stress und psychische Probleme sind zunehmend Grund für Krankmeldungen, sollten Sie mit Ihren Mitarbeitern ins Gespräch kommen, Entspannungsübungen oder einen Yogakurs anbieten und möglichst unstigmatisiert über Gefühle von Angst oder Überforderung sprechen.

Der positive Einfluss von Firmenfitness auf die physische und psychische Gesundheit der Mitarbeiter ist durch Studien nachgewiesen. Laut einer Umfrage unter 900 Arbeitgebern in Nordamerika, Lateinamerika, Europa und Asien im Jahr 2013 zeigte sich ein deutlicher Zusammenhang zwischen einem bestehenden Wellness-Programm und der Produktivität der Arbeitnehmer, bei der die ungeplanten Abwesenheiten deutlich von durchschnittlich 4 auf 3,3 Tage zurückgingen.

4. Wellnesskultur etablieren

Etablieren Sie ein möglichst umfassendes Gesundheitsmanagement und Wellnesssprogramm, das deutlich macht, dass das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter nicht nur Mittelpunkt einer Kampagne ist, sondern Ihnen langfristig am Herzen liegt.

Im Rahmen der Sensibilisierung ihrer Mitarbeiter für Gesundheitsfragen können Sie sich dem Thema über Fragen der gesunden Ernährung nähern.

Bieten Sie Tees und natürliche Fruchtsäfte an, damit Ihre Mitarbeiter während der Arbeitszeit ausreichend trinken.

Leben Sie Ihren Mitarbeiter gesundheitsbewusstes Verhalten vor, indem Sie Obsttage ausrichten oder gesunde Snacks anbieten, die eine willkommene Alternative zu fettigen Automatenprodukten sein können. Machen Sie Ihre Mitarbeiter darauf aufmerksam, dass ungesunde Nahrung übermäßige Mengen an Zucker enthält.

Gehen Sie bei Betriebsfesten und Feierlichkeiten mit gutem Beispiel voran und bieten Sie dort gesunde Speisen an. Eventuell besteht bei Ihren Mitarbeitern Interesse an einem Kochkurs nach der Arbeit, bei dem man in geselliger Runde zusammenkommen kann, um zu feiern und unter Anleitung die eigenen Kochkünste erweitern kann. Sie können ein solches Angebot auch im Rahmen eines Grillfestes unterbreiten und mit einer Outdoor-Aktivität für alle verbinden.

5. Ein gesundes Arbeitsumfeld schaffen

Lärm, Licht und Raumklima sind neben dem ergonomischen Büromobiliar die zentralen Faktoren, an denen Sie schrauben können, um die Arbeitsverhältnisse am Arbeitsplatz der Mitarbeiter zu optimieren.

Statten Sie Ihre Büroräume mit höhenverstellbaren Tischen aus. Nutzen Sie die Möglichkeiten der Farbgebung, um Räumlichkeiten harmonisch zu gestalten, und geben Sie auch Pflanzen einen Raum in Ihren Büroräumen.

Sorgen Sie für Rückzugsmöglichkeiten abseits der Geschäftikgeit, wo sich Ihre Mitarbeiter in Pausen erholen können.

Binden Sie Ihre Mitarbeiter nach Möglichkeit bei der Gestaltung der Räumlichkeiten ein und erkundigen Sie sich regelmäßig, ob und wo sie Verbesserungsbedarf sehen.

6. Unfalllverhütungsmaßnahmen treffen und Arbeitssicherheitsstandards einhalten – auch im Büro

Die Gefahren, die der eigene Arbeitsplatz mit sich bringt, sollten allen Arbeitnehmern bekannt sein. Die Sicherheitsvorkehrungen müssen als sinnvoll erkannt und eingehalten werden, damit mögliche Unfallquellen ausgeschlossen bleiben.

Eine Fachkraft für Arbeitssicherheit oder ein Sicherheitsbeauftragter muss mit der Einführung und Kontrolle der Einhaltung von Standards bei der Arbeitssicherheit beauftragt sein.

Bemerken Sie, dass Vorgaben nicht eingehalten werden, weisen Sie Ihre Mitarbeiter darauf hin, um deren Wichtigkeit herauszustellen und das Bewusstsein dafür in Ihrer Belegschaft wachzuhalten.

Nicht nur in Werkstätten oder auf Produktionsstraßen kommt es zu Unfällen. Potenzielle Stolperfallen gibt es in jedem Büro. Heißgetränke in offenen Gefäßen können nicht nur materiellen Schaden anrichten und das IT-Equipment beschädigen.

7. Arbeitszeiten flexibler gestalten

Zu den erfolgreichen Strategien, Fehlzeiten zu reduzieren, zählt daher laut einer Studie von Allison D. Forte von 2017 vor allem die Etablierung eines Arbeitszeitmodells, das durch eine gelungene Work-Life-Balance den Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, konfliktfrei Familien- und Berufsleben miteinander zu verbinden.

Starre Arbeitszeiten lassen sich nicht verlustfrei reibungslos über den Biorhythmus und die individuelle Leistungskurve der Mitarbeiter stülpen. Bemühen Sie sich, das Korsett der Arbeitszeiten zu lockern. Der Ausgleich kann nur gelingen, wenn sich die Arbeitszeiten flexibler gestalten lassen. Gleitzeit führt zu zeitlichen Freiräumen, die Mitarbeiter entsprechend ihrer Bedürfnisse nutzen können. Sie sorgen damit für weniger Stress, steigern Ihre eigene Attraktivität als Arbeitgeber und können sich auf zufriedene, gesündere Mitarbeiter verlassen.

Zeigen Sie, dass Sie bereit sind, die besonderen Bedürfnisse von Mitarbeitern mit Familie und schulpflichtigen Kindern zu berücksichtigen.

Stellen Sie fest, dass sich die Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter während einer Fußballmeisterschaft häufen, überlegen Sie vielleicht, ob es möglich wäre, in Pausenräumen eine Fernsehübertragung zu zeigen. Kommen Sie Ihren Mitarbeitern insgesamt mit möglichst viel Flexibilität entgegen.

8. Passendes Personal einstellen

Schon bei der Bewerberauswahl sollten Sie sich gezielt fragen, ob der Bewerber den spezifischen Belastungen des Arbeitsplatzes gerecht werden kann.

Die langfristigen Ziele Ihres Mitarbeiters müssen zur Kultur Ihres Unternehmens passen. Ob ein Mitarbeiter sozial in ihr Team integriert werden kann oder ob seine beruflichen Ambitionen sich im Rahmen ihres Unternehmens verwirklichen lassen, wird darüber entscheiden, ob er seine Arbeit verlässlich und gerne verrichtet.

Über- oder auch Unterforderung eines Arbeitnehmers am Arbeitsplatz kann sich psychosomatisch über Frust und Demotivation niederschlagen und letztlich dafür sorgen, dass der Mitarbeiter nicht zur Arbeit erscheint.

Finden Sie für jede Stelle den passenden Bewerber und setzen Sie Ihr Personal gezielt auf den Positionen ein, die am besten den jeweiligen Kompetenzen entsprechen. Ist der Mitarbeiter mit der ihm zugeteilten Aufgabe zufrieden, ist er mit höherer Wahrscheinlichkeit seltener krank.

9. Regelmäßige Mitarbeitergespräche und Rückkehrgespräche führen

Ihr Fehlzeitenmanagement sollte auch Gespräche mit Mitarbeitern vorsehen, um zu klären, ob innerbetriebliche Umstände möglicherweise Grund für den krankheitsbedingten Ausfall waren.

Führen Sie bei der Rückkehr eines länger erkrankten Mitarbeiters ein Gespräch, um zu klären, ob und wie Sie den Mitarbeiter in Zukunft besser unterstützen können.

  • Bieten Sie an, Veränderungen vorzunehmen, die dem Mitarbeiter entgegenkommen könnten. Fragen Sie ihn dazu gezielt, ob Sie ihm mit zusätzlicher Ausstattung oder einer Umstrukturierung des bisherigen Arbeitsprozesses Schwierigkeiten aus dem Weg räumen können.
  • Geben Sie ihm Zeit, sich mit etwaigen Veränderungen der Abläufe während seiner Abwesenheit vertraut zu machen.
  • Begegnen Sie ihm insgesamt wohlwollend, anstatt Sanktionen anzudrohen oder ihm vorzuhalten, dass seine Krankheit ihnen zusätzlichen Aufwand verursacht hat.
  • Formulieren Sie kein Fehlzeitenproblem, sondern stellen Sie die Bedeutung für die Gesundheit Ihrer Mitarbeiter heraus. Ihre Mitarbeiter sollten den Eindruck gewinnen, dass Sie bei der Umsetzung von Projekten oder deren Planung gebraucht werden. Vermeiden Sie also, dem Mitarbeiter vorzurechnen wie unwirtschaftlich eine Krankheit für Ihr Unternehmen ist.

Ihre Mitarbeiter sollten wissen, dass Sie sich untereinander unterstützen und einander mit Erfahrungswerten bereichern. So erzeugen Sie ein Wir-Gefühl und verstärken die Bedeutung der wechselseitigen Verantwortung.

Kontraproduktiv ist, wenn kranke Mitarbeiter aus falschem Pflichtgefühl zur Arbeit kommen und andere Mitarbeiter anstecken!

Eine von Booz & Company für die Felix Burda Stiftung erstellte Berechnung zeigte, dass die durch Fehlzeiten bedingten Kosten von jährlich 1.199 Euro pro Mitarbeiter einem Betrag von 3.591 Euro an Kosten gegenüberstehen, die ein kranker Mitarbeiter an Folgekosten generiert, wenn er trotz Krankheit zur Arbeit erscheint.

Insgesamt machen Präsentismus und Absentismus einen volkswirtschaftlichen Schaden von etwa 225 Milliarden Euro aus, was einem Anteil von 9 % am BIP entspricht.

Fazit

Maßnahmen, die Sie zur Senkung des Krankenstands einleiten, werden sich rechnen.

Eine Studie der Rand Corporation von 2017 approximiert den ROI für die Auflage präventiver Gesundheitsprogramme anhand einer für Südafrika durchgeführten Studie auf 0,26 bis 2,12 Dollar.

Das Department of Cardiovascular Disease, New Orleans errechnete 2009, dass Arbeitgeber, die in Gesundheits- und Wellnessinitiativen investierten, nach der Etablierung eines Wellnessprogramms mit Einsparungen von 6 US-Dollar pro investiertem Dollar belohnt wurden.

Für Deutschland liegt der Mindestnutzen für betriebswirtschaftliche Präventionsmaßnahmen laut Booz & Company nach konservativen Berechnungen bei 1: 5 pro investiertem Euro, andere Kalkulationen errechnen sogar einen ROI von 1:10.

Die betriebliche Prävention zählt damit zu einer der tragenden Säulen des Gesundheitssystems, der Zukunftsfähigkeit der deutschen Wirtschaft und auch Ihres Unternehmens.

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