MITARBEITERPRODUKTIVITÄT: DIESE FAKTOREN WIRKEN SICH NEGATIV AUS

Arbeitet Ihre Belegschaft gefühlt eher sechs Stunden statt acht? Wenn Sie den Eindruck haben, die Mitarbeiterproduktivität ließe sich durchaus signifikant steigern, deckt sich das mit dem Eindruck, den auch Arbeitnehmer von ihrem Arbeitsalltag haben.

Ursachen liegen laut Arbeitnehmerbefragung vorwiegend in internen Abläufen

Laut der Studie The Workforce View in Europe 2018, bei der über tausend Arbeitnehmer ab 16 Jahren zu ihren Erfahrungen am Arbeitsplatz befragt wurden, zeichnet ein erschreckendes Bild ab:

Nur 48 % der Befragten meinen, dass ihr Arbeitgeber „meistens“ die Bedingungen für optimale Produktivität schafft. In Deutschland bescheinigen 11 % der Befragten, „selten“ oder „nie“ maximal produktiv arbeiten zu können.

Besonders im Bereich des Vertriebs, der Medien und des Marketing sehen 36 % der Beschäftigten den Bedarf, aber keine Möglichkeit, ihre Leistung zu steigern. Auch in den Branchen Gesundheit (33 %), Verkauf, Catering, Freizeit (32 %) sowie Kunst und Kultur (23 %) wird ein entsprechendes Defizit konstatiert.

Während Arbeitgeber oft denken, dass die meiste Zeit dabei verloren geht, dass Arbeitnehmer während der Arbeitszeit immer wieder zum Handy greifen, um sich über Social Media mit ihren Freunden und der Verwandtschaft auszutauschen, nennen nur 5 % der durch The Workforce View Befragten das eigene Smartphone als den Grund für die mangelnde Produktivität. Sie identifizieren die Ursachen in den internen Abläufen.

The Workforce View in Europe 2018 identifizierte nach Auswertung der Befragung der Beschäftigten folgende Faktoren als primäre Produktivitätskiller:

  • 19 % schlechtes Management
  • 18 % ineffizient organisierte Systeme und Prozesse
  • 15 % langsame, ineffiziente Technologie
  • 14 % mangelnde personelle Unterstützung
  • 12 % Kollegen, die ablenken
  • 10 % zu viele Meetings
  • 9 % zu viele interne E-Mails
  • 9 % zu viel Stress
  • 8 % zu viele intern eingehende Anrufe
  • 7 % mangelnde Flexibilität bei der zeitlichen Arbeitsorganisation

Was können Arbeitgeber tun, um die Mitarbeiterproduktivität zu steigern?

Erkennen Sie oder Ihre Mitarbeiter bereits bestimmte Produktivitätskiller, können Sie aktiv gegensteuern.

Bei schlechtem Management
Formulieren Sie klare Regeln für Arbeitsprozesse und wiederkehrende Abläufe.

Delegieren Sie Aufgaben so, dass alle Beteiligten genau verstanden haben, was Sie vom Einzelnen bis wann erwarten. Lassen Sie die Beteiligten eines Projektes einen Zeitplan entwickeln, aus dem hervorgeht, dass alle Arbeitsschritte verstanden und korrekt priorisiert wurden. So sorgen Sie dafür, dass die Arbeit schrittweise vorangeht, ohne dass sich Ihre Mitarbeiter in ein ineffizientes Multitasking verrennen und versuchen, alles gleichzeitig zu erledigen.

Bei mangelnder personeller Unterstützung
Legen Sie konkrete Ansprechpartner für alle Belange im Rahmen der von Ihnen realisierten Projekte fest und ändern sie Zuständigkeiten oder Abläufe nicht willkürlich ab. Plötzliche Änderungen im Fahrplan oder die Revision bereits getroffener Entscheidungen frustrieren und verunsichern Mitarbeiter unnötig.

Gleichzeitig sollten Sie Ihren Mitarbeitern auch ausreichend Vertrauen vermitteln, damit sie im Rahmen der ihnen zugewiesenen Aufgabe auch selbstverantwortliche Entscheidungen treffen können, ohne sich immer wieder Genehmigungen dazu einholen zu müssen.

Bei langsamen, ineffizienten Technologien
Prüfen Sie das vorhandene Equipment und kalkulieren Sie, ob es sich nicht doch rechnet, in modernere Technologie zu investieren, die Personalaufwand und Zeit spart. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter konkret, wo im Umgang mit der verwendeten Technik Schwierigkeiten auftreten, und sorgen Sie dann für Abhilfe.

Das ist ein guter Zeitpunkt, um Ihre Belegschaft wissen zu lassen, dass Sie dankbar für jede Unterstützung und Beiträge sind, die die Produktivität des Unternehmens steigert.

Bei Kollegen, die ablenken
Wer andere Mitarbeiter mit Anekdoten aus dem Privatleben unterhält, leistet natürlich auch einen Beitrag zum entspannten, freundlichen Arbeitsklima. Wenn der Small Talk aber durchgehend während des gesamten Arbeitstags geführt wird, ist nicht davon auszugehen, dass das Team noch die angepeilte Leistung erbringt.

Sprechen Sie visuelle Hinweise ab, die Ihren Mitarbeitern ermöglichen, zu signalisieren, dass sie derzeit nicht gestört werden möchten. Richten Sie nach Möglichkeit auch Räume ein, in denen still und ohne Störgeräusche wie das Klingeln eines Telefons gearbeitet werden kann.

Bei zu vielen Meetings
Halten Sie nur dann Meetings ab, wenn zuvor dazu eine klare Agenda mit definierten Zielen und einem Zeitfenster erstellt wurde und klar ist, wer die Veranstaltung moderieren wird. Vermeiden Sie dabei eine zu hohe Teilnehmerzahl, damit Sie schnell Ergebnisse und Einigungen erzielen können und um zu verhindern, dass sich Grüppchen bilden, die nur die Zeit nutzen, um sich über Interna auszutauschen.

Bei zu vielen interne E-Mails
Dämmen Sie die tägliche E-Mail Flut ein, indem Sie allen Mitarbeitern anraten, Regeln für Ihr Postfach zu erstellen und internen E-Mails Prioritäten zuzuweisen und farblich nach wichtigen Absendern zu markieren.

Fazit: Interne Abläufe können enorme Auswirkungen auf die Produktivität Ihrer Mitarbeiter haben. Erkennen Sie frühzeitig vorhandene Probleme und steuern Sie durch zielgerichtete Maßnahmen dagegen. Auch wenig aufwendige Initiativen können dabei dazu beitragen, dass Ihr Team mit erhöhter Priorität an die Arbeit geht.


Quellen: 

www.adp.co.uk/assets/vfs/Domain-3/Workforce-View-2018/ADP-Workforce-View-2018.pdf

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