SACHZUWENDUNGEN - EIN "DANKE", DAS ANKOMMT

Arbeitgeber, die Ihren Mitarbeitern regelmäßig Ihre Wertschätzung zeigen, sind attraktive Arbeitgeber. Je regelmäßiger Sie Ihren Mitarbeiter ein „Danke!“ sagen, desto stärker wird auch deren Wunsch, die honorierte Leistung erneut zu erbringen. Werden besondere Leistungen belohnt, erhöht das die Motivation ihrer Mitarbeiter, ihre Leistung zu steigern und sich die zusätzliche Anerkennung zu verdienen.

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern Danke sagen, rechnet sich das für beide. Sachzuwendungen an Arbeitnehmer können sie immer als Betriebsausgaben abrechnen. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihren Mitarbeitern steuerfreie Sachzuwendungen erbringen können, die weder für Sie noch die Mitarbeiter steuer- oder abgabepflichtig sind.

Egal, ob ein Mitarbeiter Minijobber, Aushilfe oder Praktikant ist oder als 450-Euro-Kraft arbeitet- jeder im Betrieb Beschäftigte darf von der steuerfreien Sachzuwendung profitieren.

Was zählt als Sachzuwendung?

Eine Sachleistung fließt dem Arbeitnehmer nicht in Form eines Geldbetrags, sondern als geldwerter Vorteil zu. Kann der Arbeitnehmer statt einer Sachleistung eine Leistung in Barlohn verlangen, handelt es sich nicht um eine Sachzuwendung.

Sachzuwendungen wiederum können entgeltlich und unentgeltlich sein. Unentgeltliche Sachzuwendungen, die ein Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern zukommen lässt, werden nicht für eine Arbeitsleistung erbracht, sondern sind zusätzliche Leistungen, die nicht in Euro und Cent ausgezahlt werden. Sie werden zwar im eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers geleistet, nicht aber für einen individuellen Arbeitseinsatz eines Mitarbeiters.

Nach § 37b EStG können Sie eine Summe von bis zu 10.000 Euro pro Mitarbeiter und Wirtschaftsjahr pauschal mit 30 % versteuern.

Beispiele für Sachzuwendungen

  • unentgeltlich überlassene Arbeitsmittel zur beruflichen Nutzung
  • eine für die Bildschirmarbeit angepasste Sehhilfe, nachdem beispielsweise der Betriebsarzt die Notwendigkeit bestätigt hat
  • Sachbezüge für Unterkunft und Verpflegung in Höhe der aktuell gültigen Sachbezugswerte

Ab dem 1.1.2019 beläuft sich der monatliche Sachbezugswert für Verpflegung auf 251 Euro, für Unterkunft auf 231 Euro. (Für 2018 liegen die monatlichen Sachbezugswerte bei 246 Euro für Verpflegung und 226 Euro für die Unterkunft.)

Ein Sachbezug ist steuerlich betrachtet jede Sachzuwendung mit Ausnahme von

  • pauschal versteuerten Bezügen nach § 37b und § 40 EStG;
  • einem Firmenwagen, der dem Arbeitnehmer zur Nutzung überlassen wird
  • dem Rabattfreibetrag von bis zu 1.080 Euro
  • Vermögensbeteiligungen von maximal 360 Euro im Jahr pro Mitarbeiter
  • zukunftssichernden Leistungen des Arbeitgebers

Diese Leistungen des Arbeitgebers bleiben steuerfrei

Zu den für das Unternehmen und den Mitarbeiter vollständig von der Lohnsteuer und Sozialversicherungsabgaben befreiten Sachzuwendungen gehören

  • Sachbezüge, die innerhalb der monatlich verfügbaren 44-Euro-Freigrenzeliegen und
  • persönliche, anlassbezogene Aufmerksamkeiten mit einer Freigrenze von bis zu 60 Euro pro Anlass
  • Feierlichkeiten des Unternehmens bis zu einem Freibetrag von 110 Europro Mitarbeiter bis zu zwei Mal jährlich.
  • Unterstützung des Arbeitgebers zur Verbesserung des allgemeinen Gesundheitszustands und der betrieblichen Gesundheitsförderung durch Kurse förderungswürdiger Anbieter mit bis zu 500 Euro pro Kalenderjahr, umgelegt auf die Zahl der teilnehmenden Mitarbeiter nach § 3 Nr. 34 EStG.
  • Leistungen zur Betreuung von nicht schulpflichtigen Kindern in einer Betreuungsstätte, einem Kindergarten oder bei einer Tagesmutter, wenn diese kein Bestandteil des Lohns sind und die tatsächlichen Kosten nicht überschreiten. (§ 3 Nr. 33 EStG)
  • Vermittlung und Beratung zur Betreuung von pflegebedürftigen Angehörigen und Kindern, in zwingenden beruflichen Gründen auch die kurzfristige Übernahme der Betreuung in Höhe von bis zu 600 Euro. (§3 Nr. 34a EstG)

Genussmittel, Geschenke, Gutscheine

Bei der Wahl der Aufmerksamkeit, mit der Sie sich bei Ihren Mitarbeitern erkenntlich zeigen wollen, haben Sie großen Spielraum. Sie können im Rahmen der Freigrenze von bis zu 44 Euro nach Belieben beispielsweise Pralinen, Tabakwaren, Getränke, Bücher, Blumen, CDs, DVDs, Eintrittskarten oder Einkaufs- und Tankgutscheine verschenken.

Ausgehändigte Gutscheine dürfen seit Mitte 2017 auch auf Geldbeträge ausgestellt sein. Ausgeschlossen muss aber sein, dass der auf dem Gutschein genannte Betrag ganz oder als Restbetrag in bar ausgezahlt werden kann. Der Gutschein darf natürlich dabei nicht als Ersatz für den Lohn, Urlaub oder Überstunden ausgegeben werden oder ein Bestandteil des Lohns sein, da es sich sonst bei ihm der Definition entsprechend nicht mehr um eine Sachzuwendung handeln würde.

Zuflussprinzip

Es ist wichtig, dass Sie den Zeitpunkt der Übergabe der Sachzuwendung gegenüber dem Finanzamt dokumentieren können. Entscheidend bei der Anerkennung der steuervergünstigten oder steuerfreien Sachzuwendung durch das Finanzamt ist der Zeitpunkt, zu dem einem Arbeitnehmer diese Leistung zufließt, und nicht, wann der Arbeitnehmer diese in Anspruch nimmt. Der Arbeitnehmer kann also beispielsweise problemlos an ihn ausgegebene Gutscheine ansparen und zu einem späteren Zeitpunkt zu ihrem Gesamtwert einlösen.

Achtung: Wird der Gutschein direkt beim Arbeitgeber eingelöst, stellt der Zeitpunkt der Einlösung auch den Zeitpunkt des Zuflusses der Leistung dar!

Freibetrag vs. Freigrenze

Insgesamt ist möglich, alleine nur durch geschicktes Ausnutzen der Sachbezugsfreigrenze von 44 Euro monatlich, dem Mitarbeiter bis zu 528 Euro jährlich zusätzlich ohne steuerliche Belastung zukommen zu lassen. Weder Unternehmer noch Arbeitnehmer müssen auf diesen Betrag Steuern oder Sozialabgaben leisten. Allerdings darf dabei die monatliche Freigrenze von 44 Euro keinesfalls überschritten werden.

Übersteigt der Wert des Sachbezugs die Freigrenze von 44 Euro im Monat nur um einen Cent, wird die gesamte Zuwendung abgabepflichtig! Dabei sind immer alle geflossenen Sachzuwendungen zu addieren und dürfen in ihrer Summe die monatliche Freigrenze nicht überschreiten, sollen sie steuer- und abgabenfrei bleiben. Daher ist es wichtig, detailliert zu dokumentieren, wann genau dem Arbeitnehmer eine Zuwendung zugeflossen ist. Sie können also nicht eine höhere Zuwendungssumme überreichen und dann in monatlichen Tranchen verbuchen. Wird ein Betrag nicht voll ausgeschöpft, können Sie Restbeträge nicht in Folgemonate übertragen.

  • Übersteigt eine Sachzuwendung den Freibetrag, muss der Arbeitgeber die den Betrag versteuern, der über dem Freibetrag liegt.
  • Übersteigt eine Sachzuwendung die Freigrenze, muss der Arbeitgeber die Steuerabgaben für den gesamten aufgewendeten Zuwendungsbetrag leisten.

Sowohl die Sachzuwendung als auch die Abgaben sind dann den Betriebsausgaben hinzuzurechnen und können als solche steuerlich geltend gemacht werden. Ob ein Arbeitgeber die Sachzuwendung individuell oder pauschal besteuert, ist ihm freigestellt, solange er nicht bereits eine Individualbesteuerung in Anspruch genommen hat.Für den Arbeitnehmer bleibt die Sachzuwendung zwar steuerfrei, er muss aber bei Überschreitung des Freibetrags oder der Freigrenze die anfallenden Sozialversicherungsabgaben leisten.

In diesem Sinn ist es auch für den Arbeitnehmer von Vorteil, wenn eine ihm zur Nutzung überlassene Sachleistung wie ein Firmenwagen, Laptop oder ein Smartphone im Besitz des Unternehmens bleibt und die durch das Gesetz gegebenen Beschränkungen eingehalten werden, damit er keine Steuern auf seinen geldwerten Vorteil zahlen muss.

Zuwendungen bei persönlichen Anlässen

Den monatlichen erlaubten Freibetrag von 44 Euro dürfen Sie mit Zuwendungen für persönliche Anlässe kombinieren. Bei der anlassbezogenen Freigrenze für Aufmerksamkeiten ist es sogar möglich, mehrere Anlässe zu nutzen, um den Wert von 60 Euro auch mehrmals monatlich zu nutzen.

Zu persönlichen Anlässen eines Mitarbeiters, für die Zuwendungen möglich sind, gehören:

  • Geburtstag
  • Verlobung, Hochzeit, Silber- und Goldhochzeit
  • Geburt, Taufe, Einschulung, Schulabschluss, Kommunion, Konfirmation/Firmung eines Kindes
  • Willkommensgeschenk beim Eintritt in die Firma
  • Bestandene Prüfung des Auszubildenden, Amts- oder Funktionswechsel, Beförderung
  • Dienstjubiläum
  • Pensionierung, Verabschiedung eines Mitarbeiters

Achtung: Betriebsjubiläen, Weihnachten oder Ostern stellen keine persönlichen Anlässe dar!

Betriebsveranstaltungen

Zweimal im Jahr können Sie Ihre Mitarbeiter mit einer Eventveranstaltung wie einer Betriebsfeier belohnen und dabei pro Mitarbeiter und Veranstaltung eine Freigrenze von bis zu 110 Euro (inklusive Umsatzsteuer) nutzen. Zu beachten ist, dass diese Veranstaltung tatsächlich allen Mitarbeitern eines Betriebs oder einer Projektgruppe offenstehen muss. Die Ausgaben im Rahmen der Feierlichkeiten können dabei Kost, auch Logis bei mehrtägigen Veranstaltungen, Anreise, Eintrittskarten und die anteilig umgelegten Kosten der Ausrichtung des Events und Geschenke umfassen. Gesetzliche Grundlage hierfür ist § 19 EStG Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a Satz 4.

Was geht und was nicht: zwei Szenarien

Szenario I – Das Jobticket

Sie möchten Ihren Mitarbeiter die Fahrt zur Arbeit bezahlen und sie so für die gezeigte Verlässlichkeit und Pünktlichkeit belohnen? So gehen Sie vor, damit das Jobticket für Sie und Ihre Mitarbeiter steuerfrei bleibt:

Das Ticket für den ÖPNV darf keine Jahreskarte sein, denn damit wäre die monatliche Freigrenze sicher überschritten.

Der Nahverkehrsanbieter macht Ihnen ein preisliches Angebot für ein Monatsticket für Ihre Mitarbeiter, das Ihnen bei der Übernahme eines bestimmten Kontingents unter Umständen zu einem Vorzugspreis gewährt wird.

Lösung 1: Das Ticket kostet pro Mitarbeiter und Monat 42 Euro. Sie können es Ihren Mitarbeitern steuerfrei überlassen, da es die Freigrenze von 44 Euro nicht überschreitet.

Lösung 2: Auch zu dem für Sie ausgehandelten Preis kostet das Jobticket monatlich pro Mitarbeiter 46 Euro. In Absprache mit den Mitarbeitern behalten Sie 2 Euro des Lohns ein und übergeben dem Mitarbeiter das Ticket jeweils zum Monatsanfang. Damit ist die Freigrenze nicht überschritten und Ihre Mitarbeiter erhalten einen geldwerten Vorteil in monatlicher Höhe von 44 Euro!

Wichtig: Der Mitarbeiter muss von Ihnen die Fahrkarte erhalten und keinen Barzuschuss!

Szenario II – Schon Weihnachten?

Die Weihnachtstage stehen an und Sie möchten es im Rahmen der betrieblichen Weihnachtsfeier ein Feuerwerk an Aufmerksamkeiten auf Ihre Mitarbeiter herabregnen lassen? Falls Ihre Mitarbeiter im Dezember noch keine Geschenke erhalten haben, können Sie sie nun im Rahmen einer Feier beschenken und können dafür steuerfrei 154 Euro aufwenden. Sie machen dabei sowohl 110 Euro für die Ausrichtung der Betriebsfeier als auch die monatliche Freigrenze von 44 Euro geltend. Ist ein Geburtstagskind dabei, das gerade geheiratet hat und dessen Kind im Dezember getauft wurde, kann der glückliche Mitarbeiter weitere 180 Euro in Form von steuerfreien Geschenken erhalten.

Tipp: Um einem uneinheitlichen Vorgehen vorzubeugen, empfiehlt es sich, betriebsintern eine Regelung festzuschreiben, in der klar benannt und nachvollziehbar ist, welche Anlässe mit Geschenken bedacht werden.

Fazit: Motivation mit Win-Win-Charakter

Eine in zeitlichen kürzeren Abständen gezeigte Aufmerksamkeit prägt sich besser ein. Geht die Belohnung zeitnah mit einer erbrachten Leistung einher, steigert das die Motivation der Mitarbeiter, dem damit der Zusammenhang zwischen der gewürdigten Leistung und der zusätzlichen erhaltenen Anerkennung stärker bewusst ist, zusätzlich. Idealerweise steht ein Geschenk in einem direkten inhaltlichen Bezug zur gezeigten Leistung.

Eine Sachzuwendung, von der ein Mitarbeiter einen direkten und nachvollziehbaren Nutzen hat, kommt bei ihm deutlich besser an als eine jährliche Prämie die nahezu unbemerkt in der Gehaltsabrechnung untergeht.

Für den Arbeitgeber sind Sachzuwendungen die wesentlich wirtschaftlichere Lösung. Sie sparen ihm eine erhöhte Abgabenlast! Anstatt zuzüglich der Lohnnebenkosten 96 Euro aufzuwenden, für die der Arbeitnehmer nach Steuern nur 44 Euro erhält, sparen Sie beiden Seiten Enttäuschung und Aufwand, wenn Sie direkt eine Sachleistung ohne Abzüge in Höhe von 44 Euro zuerkennen!

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